Maßnahmen zum Erkennen von Compliance-Risiken und Schwachstellen
Whistleblower System
[G1-1 10a, 10c; S1-3 32b, 32d, 32e, 33; S2-3 27b, 27d, 28]
Um allen Mitarbeiter:innen und externen Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Bedenken im Zusammenhang mit Korruption, Bestechung, Interessenkonflikten, Kartellrecht, Kapitalmarktrecht und andere Compliance-Themen zu melden, wurde 2017 ein weltweites online-basiertes Whistleblower System eingerichtet. Lenzings Joint Venture, LD Celulose, unterhält ebenfalls einen eigenen Whistleblower Kanal. Bedenken können intern persönlich, per Telefon oder E-Mail, über Vorgesetzte, den Betriebsrat oder den Group Compliance Officer gemeldet werden. Zudem ist das Whistleblower System („Tell us“) über die Lenzing Website zugänglich und ermöglicht anonyme Meldungen. Es ist in allen Sprachen verfügbar, die für Produktionsstandorte relevant sind (Englisch, Deutsch, Tschechisch, Chinesisch, Bahasa, Thailändisch und Portugiesisch). Das System steht nicht nur Mitarbeiter:innen, sondern auch Kunden, Lieferanten und anderen Dritten weltweit zur Verfügung. Bedenken können anonym und ohne Angst vor Vergeltung weltweit gemeldet werden, da der Schutz der Anonymität des Systems von einer unabhängigen Stelle bestätigt wurde. Durch den professionellen und vertraulichen Umgang mit allen Meldungen ist sichergestellt, dass sowohl die Whistleblower:innen als auch die betroffenen Personen geschützt sind.
Eine Whistleblower Direktive gewährleistet, dass Personen, die in gutem Glauben Bedenken melden (das heißt mit dem begründeten Verdacht, dass ein potenzieller Verstoß aufgetreten ist, gerade auftritt oder wahrscheinlich auftreten wird), vor jeglicher Bestrafung, Diskriminierung, Vergeltung, Benachteiligung, Belästigung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses geschützt werden. Obwohl sich die Direktive nicht ausdrücklich auf Monitoring-Maßnahmen bezieht, wird die Wirksamkeit, die Zugänglichkeit und die allgemeine Akzeptanz des Whistleblower Systems durch eine regelmäßige Integritätsumfrage bewertet.
Umgang mit gemeldeten Bedenken
[G1-1 10c, 10e, G1-3 18b, 18c]
Meldungen werden gemäß der internen Investigation Direktive gezielt bearbeitet (siehe den Abschnitt G1-1 „Direktiven“ in diesem Kapitel). Gemeldete Vorfälle werden von Jurist:innen geprüft (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit lokalen Partnern) und an den Group Compliance Officer oder den Local Compliance Officer weitergeleitet. Die Meldungen werden von eigens hierfür abgestellten Mitarbeiter:innen bearbeitet. Die mit der Durchführung des Verfahrens beauftragten Personen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit zu wahren. Falls erforderlich werden andere Abteilungen und Personen in die Verarbeitung des Vorfalls einbezogen. Die Meldungen werden auf Einzelfallbasis bearbeitet, es werden situationsbezogene Maßnahmen festgelegt und falls erforderlich wird ein Untersuchungsteam gebildet. Dieses Team besteht aus Mitarbeiter:innen und Führungskräften, die selbst nicht am Vorfall beteiligt sind. Die Identität der betroffenen Person wird vertraulich behandelt, und die Verfahren bieten wirksamen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower:innen. Es werden Empfehlungen ausgesprochen, ob die Untersuchung fortgesetzt oder eingestellt werden soll. Dem Vorstand wird monatlich über den Stand der Compliance und laufende Untersuchungen berichtet. Zusätzlich wird der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats vierteljährlich über die gemeldeten Vorfälle unterrichtet.
Die Mitarbeiter:innen werden in der Nutzung des Whistleblower Systems geschult. (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Compliance-Schulung“ dieses Kapitels.) Eine Schulung erhalten auch diejenigen, die für den Umgang mit gemeldeten Bedenken zuständig sind. Die Wirksamkeit, Zugänglichkeit und allgemeine Akzeptanz des Whistleblower Systems werden über eine Integritätsumfrage bewertet, die von einem unabhängigen wissenschaftlichen Team durchgeführt wird, um deren Objektivität zu gewährleisten.
Wenn tatsächlich negative Auswirkungen auf Mitarbeiter:innen auftreten, wird individuelle Abhilfe geleistet, da es aktuell keinen konzernweiten Abhilfeprozess gibt.
Training Direktive
[G1-1 10g]
Alle Direktiven im Zusammenhang mit dem Thema Unternehmensführung enthalten Bestimmungen zum Thema Schulungen. Es wird eine umfassende Training Direktive ausgearbeitet, um bestimmten Funktionen spezifische Schulungsvorgaben zuzuweisen. Gemäß der Konzeption wird eine Risikobewertung durchgeführt, um gefährdete Funktionen innerhalb der Organisation genauer zu definieren und zu identifizieren. Diese Funktionen erhalten dann zielgerichtete rollenspezifische Schulungen. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um ihre Funktionen effektiv und ethisch wahrzunehmen. Das unterstreicht zusätzlich Lenzings Bekenntnis zu Integrität und Compliance. Die Direktive ist für das nächste Geschäftsjahr geplant.
Informationen zur Zielgruppe, Häufigkeit und dem Umfang finden Sie im Abschnitt „Compliance-Schulung“ unter „Maßnahmen“ in diesem Kapitel.