[ESRS G1-3; GRI 2-26, 3-3d, 205-2]
Eine Zusammenfassung der „Gesetzten Maßnahmen“ findet sich im Managementansatz am Anfang dieses Kapitels.
Maßnahmen zum Erkennen von Compliance-Risiken und Schwachstellen
Lenzing nimmt Beschwerden ernst und ergreift bei der Bekanntgabe von potenziellen negativen Auswirkungen umgehend entsprechende Maßnahmen. Lenzing hat Beschwerdemechanismen eingerichtet. Es gibt verschiedene interne Meldewege für Mitarbeiter:innen. Extern gibt es die Möglichkeit, Meldungen über ein Online-Tool einzureichen, das nicht nur allen Mitarbeiter:innen der Lenzing Gruppe, sondern auch Kunden, Lieferanten und anderen Dritten weltweit zur Verfügung steht. Das Online-Tool ist auch über die Lenzing Webpage unter folgendem Link zu erreichen: Compliance – Lenzing – natürlich innovativ.
Whistleblower Direktive
Der Zweck der Lenzing Whistleblower Direktive ist es, alle Mitarbeiter:innen zu ermutigen, in gutem Glauben mögliche Verstöße gegen Gesetze, den Globalen Verhaltenskodex oder die internen Regeln und Grundsätze von Lenzing anzusprechen. Die Direktive zielt darauf ab, allen Mitarbeiter:innen eine konkretere Orientierung und Information in die Hand zu geben, wie Compliance-Bedenken im Hinblick auf tatsächliche oder mögliche Regelverstöße gemeldet werden können. Sie macht klar, dass bei Erstattung von Hinweisen mit guten Absichten (d. h. mit dem begründeten Verdacht, dass ein potenzieller Verstoß aufgetreten ist, gerade erfolgt oder wahrscheinlich auftreten wird), die Beteiligten vor nachfolgender Bestrafung, Diskriminierung, Vergeltung, Benachteiligung, Belästigung oder Kündigung aufgrund einer solchen Meldung geschützt werden. Lenzing nimmt alle im Rahmen der Whistleblower Direktive geäußerten Bedenken ernst und legt in dieser Direktive klare Prozesse fest, wie Hinweise intern behandelt werden, wer in notwendige Untersuchungen einbezogen wird und welche Konsequenzen festgestellte Verstöße nach sich ziehen.
Whistleblower System
Um allen Mitarbeiter:innen sowie anderen Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Bedenken im Zusammenhang mit Themen wie Korruption, Bestechung, Interessenskonflikten, Kartellrecht und Kapitalmarktrecht zu melden, wurde 2017 ein online-basiertes Whistleblower System eingerichtet. Beschwerden können intern persönlich, per Telefon oder per E-Mail an Vorgesetzte, den Betriebsrat oder den Group Compliance Officer gerichtet werden. Darüber hinaus ist das BKMS® Whistleblower System („Tell us“) für jeden auf der Lenzing Webseite frei zugänglich, um Bedenken anonym zu äußern (verfügbar in allen relevanten Sprachen der Produktionsstandorte: Englisch, Deutsch, Tschechisch, Chinesisch, Bahasa, Thai und Portugiesisch). Nicht nur Mitarbeiter:innen können diese Bedenken berichten, sondern auch Kunden, Lieferanten und andere Dritte in aller Welt. Gemeldete Vorfälle werden von Jurist:innen eingeschätzt (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit lokalen Partnern) und an den Group Compliance Officer oder den Local Compliance Officer weitergeleitet. Empfehlungen über das weitergehende Verfahren oder Einstellung der Untersuchung werden bereitgestellt. Dank dieses Systems können Bedenken anonym und ohne Angst vor Vergeltung weltweit eingereicht werden. Die professionelle Handhabung von Information schützt den Whistleblower und die betroffene Person. Die Meldungen werden gemäß der internen Ermittlungsrichtlinie gezielt bearbeitet. Das Audit-Komitee wird einmal pro Jahr über die Berichte informiert.
Kommunikation kritischer Angelegenheiten an das höchste Leitungsorgan
Um die Einhaltung aller Richtlinien zu gewährleisten und rasch auf Verstöße zu reagieren, ist es wichtig, dass die höchsten Leitungsorgane von den Bedenken in Kenntnis gesetzt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Geschäftsbericht der Lenzing Gruppe (Corporate-Governance-Bericht).
Risikobewertung
Im Juni 2022 initiierte Group Compliance eine Risikoumfrage beim Management aller juristischen Einheiten mit dem Ziel, mögliche Risiken und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Es ist geplant, diese Befragung des globalen Managements im Jahr 2024 zu wiederholen.
Compliance-Schulungen
Eine wichtige Grundvoraussetzung für „richtiges“ Verhalten ist das Verständnis für Regeln und Vorschriften. Daher wurde im Berichtsjahr das eLearning kontinuierlich erweitert, um den relevanten Zielgruppen die wichtigsten Inhalte der Compliance Direktiven zu vermitteln. Neue Mitarbeiter:innen erhalten eine Willkommensmappe mit dem Lenzing Globalen Verhaltenskodex. Darüber hinaus erhalten Mitarbeiter:innen mit IT-Zugang (ca. 6.000 Mitarbeiter:innen) eLearning-Kurse zum Globalen Verhaltenskodex, Whistleblowing und Know-how-Schutz. Andere Mitarbeiter:innen werden zu diesen Themen persönlich geschult. Mehr als 95 Prozent der Mitarbeiter:innen, denen diese e-Learning-Schulungen zugewiesen wurden, haben diese 2023 abgeschlossen (ca. 5.500 Mitarbeiter:innen). Alle Angestellten (3.376 Mitarbeiter:innen) wurden mit der ABC-Schulung betraut. Mehr als 97 Prozent (3.305 Mitarbeiter:innen) aller dieser Personen haben die Schulung 2023 absolviert. Eine spezielle Zielgruppe (268 Mitarbeiter:innen) wurde mit der Kartellrechtsschulung beauftragt. Mehr als 97 Prozent (261 Mitarbeiter:innen) haben diese Schulung 2023 absolviert. Eine spezielle Schulung zum Verhaltenskodex wurde den Führungskräften (342 Mitarbeiter:innen) zugewiesen und von 100 Prozent 2023 absolviert.