Bericht über wesentliche Merkmale des internen Kontrollsystems (§ 243a Abs. 2 UGB)
Das Interne Kontrollsystem der Lenzing Gruppe regelt die Sicherstellung der Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung, die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Richtlinien sowie die Abbildung von operativen Risiken, die auf die Konzern-Bilanz und Konzern-GuV wirken. Der Vorstand zeichnet für die Einrichtung und die Umsetzung des Internen Kontrollsystems der Lenzing Gruppe verantwortlich.
Die Aufbau- und Ablauforganisation der Lenzing Gruppe bilden die wesentliche Basis für das Kontrollumfeld und damit das Interne Kontrollsystem im Unternehmen. Im Bereich der Aufbauorganisation bestehen eindeutige Kompetenz- und Verantwortungszuweisungen auf den unterschiedlichen Führungs- und Hierarchieebenen des Konzerns. Dies umfasst neben den österreichischen Standorten alle internationalen Tochtergesellschaften. Der globalen Präsenz der Lenzing Gruppe und damit der dezentralen Gesellschafts- und Standortstrukturen wird durch die Zentralisierung von wesentlichen Unternehmensfunktionen Rechnung getragen. Die Wahrnehmung und Steuerung der nationalen Geschäftstätigkeiten obliegen grundsätzlich dem jeweiligen Management.
Die Ablauforganisation des Unternehmens ist durch ein stark ausgeprägtes und umfangreiches Regelwerk gekennzeichnet. Diese Vorgaben und Richtlinien stellen den Rahmen für das Kontrollsystem dar. Die wesentlichen Bereiche im Hinblick auf Freigaben und Kompetenzen für den Gesamtkonzern regeln die „Lenzing Group Mandates“. Die Überwachung der Einhaltung der Regelungen und Kontrollen liegt in der Verantwortung des jeweils zuständigen Managements.
Die Überwachung der Anwendung und Einhaltung der Kontrollen im operativen Betrieb obliegt dem Bereich „Corporate Audit“.
Finanzberichterstattung
Für die Finanzberichterstattung, das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem und für die Steuerthemen im Konzern sind die zentralen Bereiche „Corporate Accounting“ und „Corporate Tax“ zuständig.
Ziel des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems ist es, die gesetzlichen Normen, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sowie die Rechnungslegungsvorschriften des österreichischen Unternehmensgesetzbuches (UGB) und für Zwecke der Konzernrechnungslegung die Rechnungslegungsvorschriften der Internationalen Financial Reporting Standards (IFRS) sowie die internen Richtlinien zur Rechnungslegung, insbesondere das konzernweit gültige Bilanzierungshandbuch und den Terminplan, einheitlich umzusetzen. Das rechnungslegungsbezogene interne Kontrollsystem ist so konzipiert, dass eine zeitnahe, einheitliche und korrekte Erfassung aller geschäftlichen Prozesse und Transaktionen gewährleistet ist und somit zuverlässige Daten und Berichte über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Lenzing Gruppe vorliegen. Die in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen erstellen auf Gesellschaftsebene zeitgerecht Abschlüsse nach lokalem Recht sowie nach IFRS und sind verantwortlich, dass die zentralen Regeln dezentral umgesetzt werden. Sie werden dabei von „Corporate Accounting“ und „Corporate Tax“ unterstützt und überwacht. Dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrates wird über das rechnungslegungsbezogene Kontrollsystem berichtet. Daneben gibt es auch noch die externe Jahresabschlussprüfung und einen freiwilligen prüferischen Review des Halbjahresberichtes.
Der Bereich „Corporate Treasury“, und insbesondere der in diesem Bereich verantwortete Zahlungsverkehr, ist aufgrund des direkten Zugriffes auf Vermögenswerte des Unternehmens, als besonders sensibel einzustufen. Dem erhöhten Sicherheitsbedürfnis wird durch umfassende Regelungen und Anweisungen im Bereich der einschlägigen Prozesse entsprechend Rechnung getragen. Der gesamte Prozess, von der Beschaffung bis zur Zahlung, unterliegt strengen konzerneinheitlichen Richtlinien. Die Vorgaben werden weitgehend durch ein gruppenweites IT-System unterstützt und sehen unter anderem eine strikte Funktionstrennung, ein klares Berechtigungskonzept zur Vermeidung von Berechtigungskonflikten, ein strenges Vier-Augen-Prinzip in der Abwicklung von Transaktionen, insbesondere bei Zahlungen, und laufende Informationen vor.
Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften
Das Rechtsmanagement der Lenzing Gruppe wird vom Bereich „Legal, Intellectual Property & Compliance“ wahrgenommen. Diese zentrale Funktion ist für bestimmte Rechtsangelegenheiten der Lenzing Gruppe zuständig: Ein Compliance Management System (CMS) dient dazu, gruppenweit die gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften einzuhalten. Die Abteilung untersteht direkt dem Finanzvorstand der Lenzing Gruppe. Im CMS werden Compliance-relevante Risiken im engeren Sinn evaluiert, Normabweichungen analysiert und gegebenenfalls Maßnahmen zur Verminderung getroffen (Prevent, Detect, Respond). Des Weiteren werden Compliance-relevante Richtlinien (z. B. Anti-Bestechungs- und Anti-Korruptionsdirektive sowie Kartellrechtsdirektive) vorgegeben und Mitarbeiter:innen dahingehend geschult. Auch Fachabteilungen, die für die Einhaltung von anderen gesetzlichen und unternehmensinternen Vorschriften verantwortlich sind, werden unterstützt. Dem Vorstand und Aufsichtsrat bzw. dem Prüfungsausschuss wird regelmäßig über Compliance-Maßnahmen berichtet.
Die Lenzing Gruppe folgt den Vorschriften des österreichischen Corporate Governance Kodex (ÖCGK) und erstellt im Rahmen des Geschäftsberichtes einen entsprechenden öffentlichen Corporate Governance Bericht. Der Corporate Governance Bericht bedarf der Mitwirkung des Aufsichtsrates, der die Erfüllung der darin vorgeschriebenen Verpflichtungen an den Prüfungsausschuss delegiert.