Maßnahmen

[ESRS G1-3; GRI 2-16, 2-26, 3-3d, 205-2]

Eine Zusammenfassung der „Gesetzten Maßnahmen“ findet sich im Managementansatz am Anfang des Kapitels.

Compliance Management System

Ziel des Aufbaus und der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Compliance Management Systems ist es, Compliance-Verstöße gegen die Interessen des Unternehmens zu verhindern, zu erkennen und darauf zu reagieren sowie Haftungsrisiken und Reputationsschäden zu vermeiden. Ferner soll es die Geschäftsleitung, Führungskräfte und Mitarbeiter:innen des Unternehmens beraten und schützen sowie die Effizienz durch die Koordination der bestehenden Compliance-Aktivitäten steigern. Das Compliance Management System entspricht der folgenden Struktur (Abb. „Elemente des Lenzing Compliance Management System“).

Elemente des Lenzing Compliance Management System

Compliance basiert auf den Unternehmenswerten der Lenzing Gruppe und fördert durch Maßnahmen die Integrität im Unternehmen. Formale Strukturen, wie die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, die laufende Überwachung sowie Strukturen für Kommunikation, Evaluierung und Dokumentation sind wesentliche Bestandteile des Compliance Management Systems.

Das laufende Compliance-Programm basiert auf den folgenden Säulen:

• Maßnahmen zur Vermeidung von Fehlverhalten
• Maßnahmen zur Aufdeckung von Compliance-Risiken und Schwachstellen
• Maßnahmen, mit denen auf Fehlverhalten und erkannte Schwachstellen reagiert wird, um diese in Zukunft zu vermeiden.

In den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrates im Februar, September und November 2024 berichtete der Compliance Officer in einem gesonderten Tagesordnungspunkt über Inhalt, Zielsetzung und Stand der Compliance-Organisation, den Aufbau des Compliance Management Systems, Schulungen, interne und externe Untersuchungen sowie verschiedene Compliance-Maßnahmen (Kommunikation, Umfragen).

Whistleblower System

Um allen Mitarbeiter:innen sowie anderen Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Bedenken im Zusammenhang mit Themen wie Korruption, Bestechung, Interessenskonflikten, Kartellrecht und Kapitalmarktrecht zu melden, wurde 2017 ein online-basiertes Whistleblower System eingerichtet. Weitere Einzelheiten (ESRS 2 MDR-A) finden Sie im Abschnitt „Maßnahmen zum Erkennen von Compliance-Risiken und Schwachstellen“ (G1-1) in diesem Kapitel.

Kommunikation kritischer Angelegenheiten an das höchste Leitungsorgan

Um die Einhaltung aller Richtlinien zu gewährleisten und rasch auf Verstöße zu reagieren, ist es wichtig, dass die höchsten Leitungsorgane von den Bedenken in Kenntnis gesetzt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Geschäftsbericht der Lenzing Gruppe (Corporate Governance Bericht).

Verfügbarkeit der Policies

Alle öffentlichen Policies der Lenzing Gruppe sind unter folgendem Link abrufbar: Compliance – Lenzing – natürlich innovativ. Die Policies und Richtlinien sind für alle Mitarbeiter:innen über Lenzings Intranet zugänglich. Sie werden in den folgenden Sprachen bereitgestellt: Deutsch, Englisch, Tschechisch, Chinesisch, Bahasa, Portugiesisch und Thai.

Der oder die Dokumentenverwalter:in („Verwalter:in“) im Bereich Compliance ist der Group Compliance Officer, der somit die Verantwortung für die Weitergabe eines Dokuments an die entsprechenden Geschäftseinheiten trägt. Compliance-Guidelines und -Materialien werden in Lenzings Intranet gespeichert und den Compliance-Stakeholdern zur Verfügung gestellt. Die Ressourcen werden von Lenzing Global Compliance verwaltet, aktualisiert und ergänzt.

Compliance-Schulungen

Eine wichtige Grundvoraussetzung für „richtiges“ Verhalten ist das Verständnis für Regeln und Vorschriften. Daher wurde im Berichtsjahr das eLearning kontinuierlich erweitert, um den relevanten Zielgruppen die wichtigsten Inhalte der Compliance Direktiven zu vermitteln. Neue Mitarbeiter:innen erhalten eine Willkommensmappe mit dem Lenzing Globalen Verhaltenskodex. Darüber hinaus werden an allen Standorten den Mitarbeiter:innen mit IT-Zugang (ca. 6.000 Mitarbeiter:innen) einmal pro Jahr vorgeschriebene eLearning-Kurse zugewiesen. Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer den Inhalt des eLearning-Kurses verstanden haben, gilt er nur dann als abgeschlossen, wenn beim Abschlussquiz mindestens 80 Prozent erreicht werden. Folgende eLearning-Themen sind für alle Mitarbeiter:innen, einschließlich Vorstand, vorgeschrieben: Globaler Verhaltenskodex, Whistleblower System und Know-how-Schutz. Manche Mitarbeiter:innen werden zu diesen Themen persönlich geschult, aber 89 Prozent der Mitarbeiter:innen (von 6.181 Mitarbeiter:innen), denen die e-Learning-Schulungen zugewiesen wurden, haben diese 2024 abgeschlossen.

Allen Angestellten sowie dem Vorstand (3.405 Mitarbeiter:innen) wurde auch die Pflichtschulung zur ABC Direktive zugewiesen. 97 Prozent davon haben diese Schulung absolviert.

Risikofunktionen wurden spezielle Schulungen zugewiesen. 267 Mitarbeiter:innen wurden Schulungen zum Kartellrecht zugewiesen und mehr als 92 Prozent davon haben diese absolviert. Eine neue Schulung zur Geldwäschebekämpfung wurde 354 Mitarbeiter:innen zugewiesen. 83 Prozent davon haben sie absolviert.

Der Aufsichtsrat nahm 2024 an der eLearning-Schulung zum Globalen Verhaltenskodex und zur ABC Direktive teil.

Compliance-Cockpit

Im Jahr 2024 wurde das sogenannte „Compliance-Cockpit“ genehmigt, das darauf abzielt die Bemühungen zur Verbesserung des Geschäftsgebarens zu bündeln. Das Paket umfasst die Verbesserung des Whistleblower-Tools und des Tools für Geschenke und Bewirtung sowie die Einführung eines Tools zur Registrierung von Interessenkonflikten und eines Policy Managers (Empfang, Lesen und Bestätigung von Richtlinien). Die Maßnahme wird voraussichtlich in der ersten Hälfte des Jahres 2025 abgeschlossen sein.