Maßnahmen zum Erkennen von Compliance-Risiken und Schwachstellen
Lenzing nimmt Beschwerden ernst und stößt bei Bekanntwerden von potenziellen negativen Auswirkungen umgehend entsprechende Maßnahmen an. Lenzing hat Beschwerdemechanismen mit verschiedenen internen Meldewegen für Mitarbeiter:innen eingerichtet. Zudem gibt es die Möglichkeit, Bedenken über ein Online-Tool zu melden, das allen Mitarbeiter:innen der Lenzing Gruppe sowie Kunden, Lieferanten und anderen Personen weltweit zur Verfügung steht. Das Online-Tool ist auch über die Lenzing Website unter folgendem Link zu erreichen: Compliance – Lenzing – natürlich innovativ.
Whistleblower-System
Um allen Mitarbeiter:innen sowie anderen Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Bedenken im Zusammenhang mit Themen wie Korruption, Bestechung, Interessenskonflikten, Kartellrecht und Kapitalmarktrecht zu melden, ist seit 2017 ein online-basiertes Whistleblower-System verfügbar. Auch Lenzings Joint-Venture LD Celulose verfügt über ein eigenes Whistleblower-System. Beschwerden können intern persönlich, per Telefon oder per E-Mail z. B. an Vorgesetzte, den Betriebsrat oder den Group Compliance Officer gerichtet werden. Darüber hinaus ist das BKMS® Whistleblower System („Tell us“) für jeden auf der Lenzing Website frei zugänglich, um Bedenken anonym zu äußern (verfügbar in allen relevanten Sprachen der Produktionsstandorte: Englisch, Deutsch, Tschechisch, Chinesisch, Bahasa, Thai und Portugiesisch). Nicht nur Mitarbeiter:innen können Bedenken und Vorfälle melden, sondern auch Kunden, Lieferanten und andere Dritte in aller Welt. Dank dieses Systems können Bedenken anonym und ohne Angst vor Vergeltung weltweit gemeldet werden, da die Systemfunktion zum Schutz der Anonymität von einer unabhängigen Stelle bestätigt wurde. Der professionelle Umgang mit den Information schützt sowohl die Whistleblower:innen als auch die betroffenen Personen.
Umgang mit gemeldeten Vorfällen
Die Meldungen werden gemäß der internen Investigation-Direktive gezielt bearbeitet (siehe Abschnitt „Direktiven“ (G1-1) in diesem Kapitel). Gemeldete Vorfälle werden von Jurist:innen geprüft (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit lokalen Partnern) und an den Group Compliance Officer oder den Local Compliance Officer weitergeleitet. Die Meldungen werden von eigens hierfür bestellten Mitarbeiter:innen bearbeitet. Die mit der Durchführung des Verfahrens beauftragten Personen sind verpflichtet, die Vertraulichkeit zu wahren. Falls erforderlich werden andere Abteilungen und Personen in die Verarbeitung des Vorfalls einbezogen, falls die Umstände es erfordern. Die Meldungen werden auf Einzelfallbasis bearbeitet, es werden situationsbezogene Maßnahmen festgelegt und, falls erforderlich wird, ein Untersuchungsteam gebildet. Dieses Team besteht aus Mitarbeiter:innen und Führungskräften, die selbst nicht am Vorfall beteiligt sind. Die Identität der betroffenen Person wird vertraulich behandelt und die Verfahren bieten wirksamen Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber:innen (sofern deren Identität offengelegt wurde). Es werden Empfehlungen ausgesprochen, ob die Untersuchung fortgesetzt oder eingestellt werden soll. Dem Vorstand wird monatlich über den Stand der Compliance und laufende Untersuchungen berichtet. Zusätzlich wird der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats vierteljährlich über die gemeldeten Vorfälle informiert.
Die Mitarbeiter:innen werden in Bezug auf das Hinweisgebersystem geschult (siehe Abschnitt „Compliance-Schulungen“ in diesem Kapitel). Auch die Personen, die mit den gemeldeten Anliegen befasst sind, werden geschult. Die Wirksamkeit, Verfügbarkeit und allgemeine Annahme des Whistleblower-Systems werden im Rahmen einer Integritätsumfrage bewertet. Ein wissenschaftliches Team begleitet die Umfrage, um deren Objektivität zu gewährleisten. An der letzten Integritätsumfrage im Jahr 2023 nahmen 4.510 Mitarbeiter:innen teil.
Treten tatsächlich negative Auswirkungen auf Mitarbeiter:innen ein, wird individuelle Abhilfe geleistet, da es keinen konzernweiten Abhilfeprozess gibt.
Training-Direktive
Alle Direktiven im Zusammenhang mit dem Thema Unternehmensführung behandeln das Thema Schulungen. Es wird eine umfassende Training-Direktive ausgearbeitet, um spezifische Schulungen bestimmten Positionen zuzuweisen. Bei der Ausarbeitung der Direktive wird eine Risikobewertung durchgeführt, um die risikobehafteten Positionen genauer zu definieren und sie innerhalb der Organisation zu identifizieren. Für diese gibt es dann spezielle Schulungen. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter:innen über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um ihre Funktionen effektiv und ethisch wahrzunehmen. Das unterstreicht zusätzlich Lenzings Bekenntnis zu Integrität und Compliance. Die Direktive tritt im nächsten Geschäftsjahr in Kraft.